Backpack sam već ranije preporučio kao — po mom mišljenju — najbolju aplikaciju za ličnu organizaciju i rad u malim timovima. Cela lepota Backpacka leži u tome što ti sistem ne nameće nikakva ograničenja ili te uslovljava da stvari radiš onako kako su ljudi koji su ga napravili to zamislili.

Nasuprot tome — Backpack ostavlja na tebi da odlučiš kako ćeš da se organizuješ u njemu uz pomoć nekoliko osnovnih elemenata:

  • stranica
  • listi
  • beleški
  • galerija slika
  • fajlova, itd.

Moj Backpack

Pošto je moguće odrediti „matičnu stranicu” ja sam se odlučio da svoju nazovem Inbox pozajmljujući pristup iz GTD[1] sistema. Na toj stranici mi se nalaze isključivo liste sa zadacima koje treba obaviti, kao i bilo šta što tek treba da nađe svoje mesto u mom sistemu. Backpack ima zgodnu foru — svaka stranica ima svoju email adresu, te kada pošalješ email na tu adresu, uz par lakih pravila možeš dodavati zadatke, uploadovati fajlove (kroz email priloge), itd.

Sve što mi padne na pamet u toku dana emailom šaljem na adresu ove početne stranice i te stvari se nagomilaju na vrhu stranice, i tu stoje dok im ne odredim mesto u sistemu (odatle naziv stranice Inbox).

Pored nesortiranih stvari, pomenuo sam da na ovoj stranici imam nekoliko listi:

Danas — Ova lista sadrži stavke koje planiram da obavim u toku današnjeg dana, stvari na kojima trenutno radim i retko kada dodajem zadatke direktno u nju, već je popunjavam stavkama iz ostalih listi na stranici (podržan je drag ‘n’ drop stavki).

Aktuelno — Ova lista aktivno prima nove zadatke (direktno ili iz nesortiranih) i u njoj se nalaze zadaci kojima planiram da se pozabavim u najskorije vreme.

Nekad — U ovu listu pohranjujem stavke koje želim da uradim, ali mi nije bitno da li ću ih u stvari uraditi. Vrlo često brišem stavke iz ove liste (posle nekog vremena nekad skapiram da ideja uopšte nije dobra, ili se ne isplati trošiti vreme na zadatak).

Ostale stranice koristim za najrazličitije stvari, evo nekoliko primera:

  • skup ideja za nove projekte — svaka beleška sadrži kratak opis projekta, tj. ideje za projekat, najčešće u jednoj rečenici
  • lista hosting naloga (firminih, ličnih i klijentskih) sa parametrima za pristup
  • kolaboracija na ličnim projektima — moj plan dozvoljava tri korisnika, pa to koristim za kolaboraciju na nekim projektima
  • dokumentacija ličnih i in–house projekata koji su se pokazali da imaju potencijal — Sprawsm i Rendered Text ovih dana započinju realizaciju jednog ovakvog projekta
  • writeboard redovno koristim za copywriting za Plakatt, vrlo često u saradnji sa Markom

Tvikovanje Backpacka i pomoćni alati

Ukoliko ste koristili ovu Web aplikaciju, znate da ima svojih nedostataka, tj. da se bolje izrazim — ne funkcioniše baš 100% onako kako biste vi želeli, ali sve se to da upotpuniti sa nekoliko mini tvikova.

Recimo sistemu nedostaje hijerarhija, kategorije/tagovi na nivou listi. Dakle pošto u mom primeru postoji komplenta apstrakcija zadataka u smislu da ih tretiram kao da su deo jednog velikog projekta, oni u suštini ipak pripadaju različitim stvarima, i među tim stvarima neke su bitnije od drugih. U ovim situacijama primenjujem tzv. „ručno tagovanje”, odnosno prefiksujem zadatak sa:

nazivprojekta → sadržaj zadatka.

Na ovaj način vrlo lako mogu da zaključim za šta je vezan zadatak, a ovo je moguće zato što Backpack podržava najbrutalniju stvar koja se desila posle nastanka interneta — Textile

Drugi primer je označavanje izuzetno bitnih i prioritetnih zadataka. Jedna mala tajna je da divideri primaju @@ elemente i to koristim da definišem neke osnovne klase poput @.important@, @.accent@, itd. Kada sam im definisao stilove (npr. @.important@ farba tekst u crveno, @.accent@ daje tekstu žutu pozadinu) vrlo lako ih dodajem zadacima i tekstu kroz Textile.

Još jedan trik koji koristim je recimo za sakrivanje lozinki: definisao sam klasu @.pass@ koja tekstu daje sivu pozadinu i farba tekst u istu tu sivu, potom sam definisao @.pass:hover@ koji otkriva tekst na hover. Nije neka zaštita, ali sprečava ljude da virnu na monitor i vide poverljive informacije koje imam sačuvane.

Makroi i ekspanzija

Na trenutak ću se vratiti na sistem tagovanja zadataka i otkriti još jednu pomoćnu alatku koju koristim u saradnji sa Backpackom. Vremenom postane veliko smaranje kucanje tagova u ovom formatu, što kroz Textile u stvari izgleda ovako:

pre. nazivprojekta →

Postoji jedna vrlo zgodna aplikacija za OS X (siguran sam da ima sličnih za Windows i Linux) koja se zove Typinator i koja radi nekoliko stvari od kojih su meni najbitnije:

  • korekcija grešaka u kucanju[2]
  • ekspanzija i makroi

Za gornji primer kucanja taga sam definisao ekspanziju za ključnu reč „bptag” koja mi automatski otkuca Textile kod od gore, unikod karakter za strelicu na desno, ubaci potrebne razmake i postavi mi kursor na mesto da mogu odmah da krenem sa kucanjem naziva projekta.

Ovo je samo jedan primer korišćenja Typinatora, ali pored ovog slučaja koristim ga i za automatizovane emailove (vrlo često nas klijenti recimo pitaju: „Could you describe your process and the way you guys work with clients”), pa imam definisanu ključnu reč koja se zamenjuje sa kompletnim odgovorom na ovo pitanje, jer bih poludeo kad bih morao da pišem nekoliko pasusa teksta svaki put kada me neko pita to.

Kalendar i zadaci sa vremenom početka i/ili završetka

Kompletan sistem koji sam opisao gore podrazumeva „labava” vremenska ograničenja, jer ja jednostavno tako funkcionišem. Na primer zgodno mi je da ako nešto nisam završio iz liste „Danas”, to mi ostaje u istoj listi za sutra, bez oznake da kasnim s tim jer, čvrsto verujem da su takve oznake kontra–produktivne i stvaraju nepotrebni osećaj hitnosti i dodaju elemenat stresa. Doduše postoje neke stvari koje se jednostavno moraju obaviti u određenom vremenskom periodu ili na specifičan dan ili vreme, i za takve stvari jednostavno koristim kalendar (Backpack ga ima na svim plaćenim nalozima), koji sinhronizujem sa iCalom, koji je opet sinhronizovan sa iPhoneom preko Mobile.me.

To bi bio moj način organizacije koji sam usavršio tokom vremena uzimajući iz postojećih sistema sve što mi odgovara, i uvodeći određene stvari koje odgovarju meni lično, tj. odgovaraju mom načinu funkcionisanja i života.

1Getting Things Done — Sistem kojeg je napravio David Alen, i po njemu napisao istoimenu knjigu, danas smatranu biblijom lične organizacije i produktivnosti.

1Kad bih našao dictionary fajl za srpski jezik, to bi bilo zakon, javite ako znate gde može da se nabavi